Concept

De opbouw van het model “The way of managing life” is dat de bedrijfsfilosofie van TQM (Total Quality Management) wordt toegepast, ingebed in de Deming cirkel (PDCA: William Edwards Deming). Er zijn onontbeerlijke stappen die tijdens het gestructureerd managen niet mogen vergeten worden.  

TQM is de juiste dingen van de eerste keer goed doen en dat telkens weer, om alle belanghebbenden op een zo efficiënt mogelijke manier tevreden te stellen, zodat de organisatie tijd bespaart op correcties, mislukkingen vermeden worden en de dienstverlening optimaal verloopt.

PDCA (Deming cirkel) is gebaseerd op de veronderstelling dat aan de basis van elk proces een regelkring ligt waarin permanent wordt bewaakt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt. Het is een methode om veranderingen door te voeren door een plan van aanpak te hebben voor het invoeren van de verandering (plan), de implementatie van de verandering te testen (do), te evalueren of de ingevoerde verandering ook daadwerkelijk leidt tot een verbetering (check) en zo nodig de verandering bij te stellen (act).  

Om TQM en PDCA te realiseren zijn 8 onontbeerlijke stappen vereist. 
EHBM heeft niet de pretentie te beweren dat dit concept een nieuw managementwiel is, maar door de pragmatische aanpak het managen resultaatgerichter verloopt.

In een workshop wordt het concept praktisch toegelicht.

Stap 1: Managementmodel

Door het uitvoeren van een zelf-evaluatie wordt een sterkte-zwakte analyse opgesteld. Hiermee wordt een discussie op gang gebracht die toelaat op een snelle en gestructureerde wijze strategische verbeterpunten te bepalen. Na de uitvoering van deze stap heeft men een gestructureerde leidraad om doorheen de hele organisatie een groeiproces op gang te brengen. Het groeiproces zal erin bestaan wat de organisatie kan en zal doen om betere resultaten te bekomen.

Stap 2: Beleidsontwikkeling

Met behulp van de in fase 1 geselecteerde strategische verbeterpunten wordt een gestructureerd strategisch plan (beleidsplan) opgesteld voor de organisatie / onderneming / afdeling. Dit plan wordt in fase 7 als leidraad gebruikt om gestructureerd verantwoording af te leggen aan de shareholders.

Stap 3: Projecten

De in fase 2 bepaalde strategische en operationele doelen worden indien noodzakelijk projectmatig uitgewerkt en uitgevoerd. In alle mogelijke vormen worden projecten of plannen uitgewerkt zoals o.a. het ontwikkelen van een crisisplan; businessplan; nieuwe producten; kwaliteitsverbetering invoeren; veiligheidsaspecten verbeteren, intern functioneren optimaliseren, interne en externe communicatie verbeteren...

Stap 4: Organisatiecultuur

De identiteit van een organisatie wordt niet enkel bepaald door de output die zij levert, maar eveneens voor een groot deel door de organisatiecultuur. Dit heeft betrekking op elementen als managementstijl, conflictoplossing, controlesystemen, interpretatie van gezagslijnen. Het kan zich uiten in kleine rituelen, materiële symbolen en het taalgebruik. Cultuurverschillen vormen de grootste hinderpalen voor een goede verstandhouding en de juiste samenwerking. De boodschap is het creëren van een goede organisatiecultuur waarbij iedereen zich goed in zijn vel voelt (teamwork, teambuilding) en waarbij uitstraling en rendement positieve performantie weergeven.

Stap 5: Creëer evenwicht

De organisatiecultuur (fase 4) onderbouwen wordt mede gerealiseerd door het creëren van een gezond evenwicht tussen enerzijds organisatorische en anderzijds persoonlijke doelen. De beste balans kan gecreëerd worden wanneer de ontwikkeling van binnenuit komt, waarbij verantwoordelijkheid wordt genomen en waarbij rekening wordt gehouden met de kwaliteiten van anderen. Dit moet in de praktijk niet zoveel tijd in beslag nemen, andere ingewikkelde en tijdrovende methodieken zullen je ervan weerhouden dit toe te passen. Het is evenwel een kritische succesfactor die het succes van een werkomgeving helpt te bepalen.

Stap 6: Opvolging

Om een degelijke opvolging te kunnen verzekeren zijn een aantal sleutelindicatoren nodig die voortdurend een stand van zaken geven over de voortgang. Hiervoor kunnen verschillende systemen worden gehanteerd (stuurborden of Balanced Scorecard). De ingewikkeldheid en de doorzichtigheid heb jezelf in de hand. Hoe eenvoudiger en transparanter dit wordt gecreëerd, hoe makkelijker een draagvlak wordt gecreëerd. Het gebruiken van te ingewikkelde systemen is vragen om weerstanden, en daarbij kost het veel geld en capaciteitsinzet.

Stap 7: Evaluatie

Het gebeurt spijtig genoeg nog te vaak dat kansen om te leren gemist worden. Zelfs al gaat het om een éénmalige actie, uit een goede evaluatie komt informatie die bruikbaar is bij de verdere ontwikkeling. Zo is de evaluatie een belangrijke bron van informatie over de nood aan verdere acties op welbepaalde domeinen. De evaluatie kan op zijn beurt inspiratie opleveren om methodieken te optimaliseren. Bij een goede evaluatie mag men niet alleen terugblikken, ze moet ook een springveer zijn naar de toekomst. Het vraagt wat tijd en extra inspanning, maar op lange termijn maakt het de werking gemakkelijker en zal het de organisatie strategie zeker ten goede komen. Een aantal malen per jaar checkt men de evolutie in de werkomgeving en hoe de prestaties verlopen. Als leidraad wordt het strategisch plan (beleidsplan) gehanteerd (fase 2).

Stap 8: Reengineering

Aan de hand van de evaluatie in vorige stap uitgevoerd, kunnen bepaalde richtlijnen gegeven worden ter verbetering, zoals o.a. een herstructurering, een ontwerp uitwerken voor een nieuwe unit / afdeling is zeker geen hapklare klus. Op pragmatische wijze wordt hieraan invulling gegeven zodat de opdrachtgever na het lezen van het ontwerp een duidelijk toekomstperspectief heeft, welke kosten en baten er verwacht worden. 

Het model “The way of managing life” is het toepassen van TQM en PDCA in een regelkring van 8 opeenvolgende stappen.