3. Projecten

Projectmatig werken mag in geen geval een korset zijn van een organisatie waarin ze zich bevangen voelt. Hiermee bedoelen we dat enerzijds de creativiteit en energie van mensen zoveel mogelijk wordt benut, anderzijds kan het niet zijn dat dit knellend en benauwend overkomt.

Achtergrond en context

De boodschap is dat er op het gebied van projectmanagement moet gezocht worden naar nieuwe wegen, naar manieren om de kracht van projectmanagement te combineren met de kracht van energie, inspiratie, commitment, scheppend vermogen en plezier die dikwijls te vinden zijn in de organisatie zelf.
Projectmatig werken wil zeggen dat: tijdelijke structuren worden gecreëerd + middelen flexibel worden ingezet + er de nodige tijd aan wordt besteed.

Ik vestig de aandacht erop dat wanneer je een goede planning hebt EN er voldoende budgetten ter beschikking zijn, dit nog geen garantie op succes is.
Het accent en de kracht van projectmanagement verlangt net iets meer, meer bepaald:
- maximaal de energie te bundelen EN
- partnerschappen beter te benutten.

Wanneer je éénmaal in een goed draaiend project hebt meegewerkt, vergeet je het niet snel.
De ruggengraat hiervan is tweeërlei:
- Flexibele ingesteldheid EN
- Ruimte geven voor groei en ontwikkeling van mensen.

In de praktijk heb je twee soorten projecten:
- Alles loopt prima (enthousiasme, energie en vertrouwen in het proces)
- Er loopt niets (team worstelt met inhoudelijke problematiek, schaarse middelen, men reageert i.p.v. creëren).

Doelstelling

De bedrijfsdoelstellingen vallen meestal of gewoonlijk in één van de volgende vier categorieën:
- stijgende opbrengsten voor de organisatie
- vermijdende kosten
- verbeterende klantendienst of
- naleven van wetten en of reglementeringen.

Voorbeelden van projecten zijn:

- businessplan
- crisisplan
- communicatieplan
- informaticaplan
- voorbereiding kwaliteitsdossier
- verbeterprojecten (gericht naar kwaliteit "veiligheid" logistiek - intern functioneren)
- uitschrijven van processen
- training naar projectwerking
- ...

Uitvoering in de praktijk

Concreet verloopt projectwerking als volgt:
De geschiktste projectleider wordt gezocht.
De opdrachtgever schrijft de opdracht uit en overhandigt een ondertekende opdracht aan de projectleider.
Tussen de opdrachtgever en de projectleider wordt in het vooroverleg duidelijkheid geschapen.
On line tools worden gehanteerd om de werking te bevorderen, te monitoren en het aantal vergaderingen te beperken.
Een projectteam wordt indien nodig samengesteld en geven concrete invulling aan het project.
Een geschikt stappenplan wordt gehanteerd, afhankelijk van welk issue er behandeld wordt.

Meerwaarden

voor de organisatie

het managementstuur blijft in eigen handen;
de objectiviteit wordt vergroot door eigen medewerkers te betrekken;
de eigen expertise en ervaringen worden gebundeld;
de kost efficiënte manier van werken;
het resultaat is 'invented here'.

voordelen voor de uitvoerder

de overzichtelijke en gebruiksvriendelijke uitvoering;
de transparantie en openheid van het proces.

extra voordelen

de betrokkenheid en de inspraak verhogen in de organisatie;
de efficiënte en effectieve aanpak.

Ervaringen

Wij gebruiken een gebruiksvriendelijk Project Management registratie Systeem dat u alle facetten van een project kan doen opvolgen. Projectwerking staat of valt bij de ondersteuning die aan projectleiders wordt geboden. Projectleiders die erkenning krijgen, gewaardeerd worden en invloed kunnen doen gelden boeken de beste resultaten.
Mislukkingen zijn meestal te wijten aan het niet nakomen van engagement binnen de projectploeg of door opdrachtgevers. Het terugschroeven van beschikbare financiële middelen en of capaciteit kan zeer nefast zijn voor de realisatie ervan.
Bij projectwerking moet bijzondere aandacht gegeven worden aan interne en externe communicatie.